Asianhallintajärjestelmämme avulla seuraamme toimeksiantojemme suorittamista ja asiaan liittyviä muita tietoja. Näiden tietojen osana saatetaan käsitellä myös henkilötietoja. Tämä seloste koskee ainoastaan asianhallinnan puitteissa käsiteltyjä henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Legalwise Oy, y-tunnus 2674771-9

Postiosoite    PL 140, 33101 Tampere

Käyntiosoite  Åkerlundinkatu 3 B, 4. kerros, 33100 Tampere

Puhelin          010 501 4110

Sähköposti    toimisto@legalwise.fi

Tietoja käsitellään pääasiassa toimeksiantajamme lukuun.

2. Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

Voit soittaa toimistomme yleiseen numeroon (010 501 4110) tai lähettää sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@legalwise.fi.

3. Rekisterin nimi

Legalwise Oy:n asianhallintajärjestelmä. Järjestelmä sisältää tiedot toimeksiantojemme hoitoon liittyvistä asioista.

Teknisesti järjestelmä on yhteydessä asiakasrekisteriimme, josta olemme laatineet oman tietosuojaselosteensa.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Asianhallintajärjestelmä sisältää toimeksiantojemme suorittamiseksi tarpeellisia tietoja. Näihin tietoihin saattaa kuulua myös henkilötietoja. Tietoja käsitellään päämiehemme toimeksiannon kohteena olevan oikeudellisesti suojatun edun toteuttamiseksi, asian hoitamiseksi ja käsittelemiseksi, sähköisen säilyttämisen vuoksi sekä lain asettamien vaatimusten (mm. esteellisyyden valvonta sekä rahanpesulain mukaiset velvoitteet) täyttämiseksi.

Lisäksi saatamme käsitellä henkilötietojasi tähän tai muihin tarkoituksiin, mikäli olet kyseiset henkilötiedot meille itse kyseistä tarkoitusta varten luovuttanut taikka nimenomaisesti antanut suostumuksesi kyseiseen käsittelyyn.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

Asianhallintajärjestelmään kirjataan asian etenemiseen ja hoitamiseen liittyviä tietoja. Henkilötietojen osalta järjestelmään saatetaan kirjata tietoja päämiehestämme, tämän yhteyshenkilöistä, asian kannalta muista olennaisista avainhenkilöistä sekä vastapuolesta, tämän asiamiehestä ja avainhenkilöistä.

Tällöin järjestelmään saatetaan kirjata seuraavia tietoja rekisteröidystä:

• rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot;
• rekisteröidyn asema asiassamme ja tähän liittyvät täsmentävät tiedot;
• asian hoitamisesta johtuvat ja asiaa hoidettaessa kertyvät tiedot, kuten kalenterimerkinnät sekä tehtyjä toimenpiteitä koskevat merkinnät.

Asianhallintajärjestelmään kirjataan myös muita tietoja, jotka eivät ole määritelmällisesti henkilötietoja.

6. Rekisterin tietolähteet

Asianhallintajärjestelmään kirjatut henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään (asiakkaalta, vastapuolelta tai jommankumman tämän yhteyshenkilöltä/edustajalta) taikka omien selvitysten perusteella. Tietolähteenä voi siis olla henkilö itse taikka muu henkilö, muu julkinen lähde taikka julkisesti tai yksityisesti ylläpidetty rekisteri.

7. Tietojen luovutus

Asianhallintajärjestelmän tiedot ovat salaisia, ml. sinne kirjatut henkilötiedot. Luovutamme tietoja ainoastaan päämiehellemme, mikäli se on tarpeen, sekä viranomaisille ja vakuutusyhtiöille lain tai asian hoidon (kuten hakemuksen tekemisen) sitä edellyttäessä.

Henkilötietojasi saatetaan luovuttaa lukuumme toimiville käsittelijöille, jotka ovat sitoutuneet voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla suojaamaan henkilötietojasi sekä käsittelemään niitä vain lukuumme ja antamiemme ohjeiden perusteella ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Lisäksi henkilötietojasi voidaan luovuttaa viranomaisille, vakuutusyhtiölle ym. tahoille, mikäli se on lain tai muun sitovan velvoitteen vuoksi välttämätöntä.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Saatamme siirtää henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle, mikäli henkilötietojen käsittelyssä käyttämämme alihankkija on sijoittautunut kolmanteen valtioon taikka kumppanimme palvelimet sijaitsevat EU-alueen ulkopuolella. Huolehdimme tällöin henkilötietojesi suojasta edellyttämällä, että kyseinen käsittelijä käsittelee tietoja voimassaolevan eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Emme siirrä henkilötietojasi valtioihin, joiden yksityisyyden suojan tasoa Euroopan Unionin komissio ei ole pitänyt riittävänä. Yhdysvaltojen osalta edellytämme, että henkilötietojen käsittelijä on liittynyt Yhdysvaltojen ja EU:n väliseen Privacy Shield -järjestelyyn.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta taikka voimassaoleva lainsäädäntö edellyttää. Lisäksi saatamme säilyttää henkilötietojasi pidempään, mikäli pidempi säilytysaika on tarpeen muusta oikeutetusta syystä, kuten meille tai päämiehellemme mahdollisesti esitettävän oikeudellisen vaateen torjumiseksi.

10. Rekisterin säilytys ja suojaus

Asianhallintajärjestelmän sähköinen alusta sijaitsee EU-alueelle sijoitetuilla palvelimilla.

Muu asianhallintaan ja toimeksiantoihin liittyvä fyysinen tai digitaalinen aineisto säilytetään yhtiön sisäisen tietoturvakäytännön mukaisesti turvallisella tavalla.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on koska vain oikeus peruuttaa suostumuksesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen, eikä estä meitä käsittelemästä henkilötietojasi muilla edellä mainituilla perusteilla kyseisen perusteen mahdollistamassa laajuudessa.

Sinulla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut, sinua itseäsi koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta lainsäädännön puitteissa. Huomaathan erityisesti, että Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 4-kohdan mukaisesti voimme kieltäytyä toimittamasta tietoja, joiden antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden, kuten päämiehemme, oikeuksiin ja vapauksiin. Huomaathan, että tarkastusoikeus ei koske toimeksiantoon liittyvää aineistoa yleisesti, vaan ainoastaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja.

Sinulla on oikeus vaatia, että havaitsemasi epätarkat tai virheelliset tiedot oikaistaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarvittaessa voimme pyytää ja sinun on toimitettava oikaisemisen kannalta tarpeellinen lisäselvitys tai muut tiedot.

Lainsäädännön edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä. Voit myös, edellytysten täyttyessä, vaatia henkilötietojesi käytön rajoittamista.

Niiltä osin kuin kyse on suostumukseesi perustuvasta automaattisesta henkilötietojen käsittelystä, sinulla on oikeus saada sinua koskevat ja toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Voit lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt ja vaatimukset kirjallisena tai sähköpostitse lähetettynä edellä esitettyihin yhteystietoihimme. Voit myös esittää pyynnön paikan päällä toimistollamme. Ennen kuin voimme toteuttaa pyyntösi, sinun on varmennettava henkilöllisyytesi luotettavalla tavalla.

12. Erimielisyydet ja oikeussuoja

Mahdolliset erimielisyyden toivomme ratkaistavan ensisijaisesti neuvottelemalla. Sinulla on myös oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia kansallisen tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi. Suomen kansallinen tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite:      Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite:        PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti:        tietosuoja@om.fi

Vaihde:               029 56 66700

Faksi:                  029 56 66735