1. Rekisterinpitäjä
Legalwise Oy, y-tunnus 2674771-9
Postiosoite PL 140, 33101 Tampere
Käyntiosoite Ratinankuja 1 (MOW Supernova), Tampere
Puhelin 010 501 4110
Sähköposti toimisto@legalwise.fi
2. Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa
Voit soittaa toimistomme yleiseen numeroon (010 501 4110) tai lähettää sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@legalwise.fi.
3. Rekisterin nimi
Legalwise Oy:n asiakasrekisteri. Rekisterimme sisältää tiedot nykyisistä, entisistä ja mahdollisista tulevista asiakkaistamme sekä palveluidemme käytöstä, mukaan lukien asianhallintaan liittyviä tietoja.
Teknisesti asiakasrekisteri on yhteydessä asianhallintarekisteriimme, johon kirjaamme toimeksiantoihin ja muihin sopimusperusteisiin asioihin liittyvät tiedot, mukaan lukien tarpeelliset henkilötiedot.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Käsittelemme henkilötietojasi eri tarkoituksiin.
Yhtäältä henkilötietoja käytetään nykyisten asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen, sopimusten ja palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen. Käsittely voi tällöin perustua antamaasi suostumukseen, sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseen taikka muuhun asialliseen syyhyn, joka johtuu meidän tai asiakkaamme oikeutetun edun, kuten toimeksiannon ja oikeudellisten intressin edistämisen, toteuttamisesta.
Toisaalta käsittelemme henkilötietoja myynninedistämistarkoituksessa joko kohdistaaksemme sinulle suoramarkkinointia tai henkilökohtaista palvelua myynninedistämisineen. Mikäli olet nykyinen asiakas, saatamme käyttää henkilötietojasi muiden sinulle soveltuvien lisäpalveluiden arvioimiseen ja tarjoamiseen. Käsittely saattaa perustua antamaasi suostumukseen taikka yhtiömme oikeutetun edun toteuttamiseen. Oikeutettu etumme tässä tapauksessa on liiketoiminnan edistäminen, jota kuitenkin toteutamme perusoikeutesi, erityisesti yksityisyydensuojasi, huomioiden.
Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.
Lisäksi saatamme käsitellä henkilötietojasi muihin tarkoituksiin, mikäli olet kyseiset henkilötiedot meille itse kyseistä tarkoitusta varten luovuttanut taikka nimenomaisesti antanut suostumuksesi kyseiseen käsittelyyn.
5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriimme talletetaan tietoja potentiaalisista, nykyisistä ja entisistä asiakkaistamme sekä asiakkaiden yhteyshenkilöistä.
Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja ammatti;
- muun yhteyshenkilön, esimerkiksi huoltajan tai yritysasiakkaan edustajan, nimi, postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja ammatti;
- työnantaja- tm. yrityksen, joka on asiakkaamme ja johon henkilö liittyy, nimi ja y-tunnus, mikäli se on tarpeellinen tieto asiakassuhteemme kannalta;
- sopimukseen perustuvaan asiakkuuteen tai muuhun lainmukaiseen, asiallisen yhteyteen liittyvät henkilö- ja muut tarpeelliset tiedot, kuten sopimusehdot ja tilatut palvelut;
- tiedot suoramarkkinointiluvista ja –kielloista;
- laskutukseen, maksukäyttäytymiseen ja perintään liittyvät tiedot;
- tiedot asiakaspalvelutilanteisiin liittyvästä viestinnästä;
- tiedot käyttäytymisestä verkkosivuillamme ja verkkopalveluissamme;
- tapahtumiin, koulutuksiin ym. liittyvät rekisteröitymistiedot;
- Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) edellyttämiä tuntemistietoja;
- muut meille ilmoittamasi tai palveluissamme itse syöttämäsi tiedot; ja
- asianhallintaan liittyvät tiedot, kuten tunnistetiedot asiakirjoista, tapahtumista tai muut toimeksiannon kannalta tarpeelliset kirjatut tiedot.
6. Rekisterin tietolähteet
Keräämme henkilötietoja sinulta itseltäsi sopimuksenteon, rekisteröitymisen tm. yhteydessä ja muissakin tilanteissa esimerkiksi asiaa hoitaessamme tai muutoin palveluidemme käytön yhteydessä.
Saatamme saada henkilötietojasi suoraan työnantajaltasi tm. taholta, jonka asian hoitamiseksi henkilötietojen käsittely on tarpeen em. perusteilla.
Henkilötietoja voidaan voimassaolevan lainsäädännön rajoissa kerätä ja päivittää myös väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, luottotietorekistereistä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä lähteistä.
Verkkopalveluissamme käytetään evästeitä palveluiden tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Evästeiden tietoja saatetaan rekisteröitymisen ym. yhteydessä kerätä ja yhdistää asiakasrekisterin tietoihin sujuvan asiakassuhteen hoidon edistämiseksi ja markkinointimme tueksi
7. Tietojen luovutus
Emme lähtökohtaisesti luovuta tietojasi suostumuksettasi edelleen maksua vastaan tai muutoin.
Henkilötietojasi saatetaan luovuttaa lukuumme toimiville käsittelijöille, jotka ovat sitoutuneet voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla suojaamaan henkilötietojasi sekä käsittelemään niitä vain lukuumme ja antamiemme ohjeiden perusteella ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.
Lisäksi henkilötietojasi voidaan luovuttaa viranomaisille, vakuutusyhtiöllesi ym. tahoille, mikäli se on lain tai muun sitovan velvoitteen vuoksi välttämätöntä. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi silloin, kun meillä on rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi annetun lain mukainen velvollisuus ilmoittaa epäilyttävästä liiketoimesta. Informoimme sinua luovutuksesta mahdollisuuksien mukaan etukäteen tai viipymättä luovutuksen jälkeen, ellei lainsäädäntö sitä kiellä.
8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Saatamme siirtää henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle, mikäli henkilötietojen käsittelyssä käyttämämme alihankkija on sijoittautunut kolmanteen valtioon taikka kumppanimme palvelimet sijaitsevat EU-alueen ulkopuolella. Huolehdimme tällöin henkilötietojesi suojasta edellyttämällä, että kyseinen käsittelijä käsittelee tietoja voimassaolevan eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Emme siirrä henkilötietojasi valtioihin, joiden yksityisyyden suojan tasoa Euroopan Unionin komissio ei ole pitänyt riittävänä. Yhdysvaltojen osalta edellytämme, että henkilötietojen käsittelijä on liittynyt Yhdysvaltojen ja EU:n väliseen Privacy Shield -järjestelyyn.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta taikka voimassaoleva lainsäädäntö edellyttää. Lisäksi saatamme säilyttää henkilötietojasi pidempään, mikäli pidempi säilytysaika on tarpeen muusta oikeutetusta syystä, kuten meihin mahdollisesti esitettävän oikeudellisen vaateen torjumiseksi.
10. Rekisterin säilytys ja suojaus
Rekisteristä ei säilytetä fyysisiä kappaleita, vaan rekisteri on digitaalisessa muodossa hajautettuna eri järjestelmiin. Järjestelmät on sijoitettu EU-alueella sijaitseville palvelimille pääosin Saksaan.
Mahdolliset fyysiset otteet rekisterin tiedoista säilytetään lukituissa tiloissa ja tuhotaan säilytystarpeen päätyttyä turvallisella tavalla.
Digitaaliset tiedot sijaitsevat ajantasaisesti suojatuilla palvelimilla ylläpidetyissä ja ajan tasalla pidetyissä järjestelmissä asianmukaisesti murto- ja palosuojatuissa laitehalleissa (ns. pilvipalveluna).
Kaikki yhtiömme työasemat on suojattu ajantasaisin käyttöjärjestelmin ja tietoturvaohjelmistoin. Lisäksi tietokoneiden kiintolevyt on salattu standardien mukaan riittävän tehokkailla salaamisjärjestelyillä. Tällä pyrimme varmistumaan siitä, että tietosi ovat suojattuja myös silloin kun niitä käsitellään paikallisesti.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu edellä esitetysti suostumukseesi, sinulla on koska vain oikeus peruuttaa suostumuksesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen, eikä estä meitä käsittelemästä henkilötietojasi muilla edellä mainituilla perusteilla kyseisen perusteen mahdollistamassa laajuudessa.
Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jokaisessa lähettämässämme suorasähköpostissa on linkki, josta voit halutessasi estää suorapostitukset sähköpostiisi jatkossa.
Sinulla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut, sinua itseäsi koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta lainsäädännön näin meiltä edellyttäessä. Vastaamme pyyntöihin yhden kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.
Sinulla on oikeus vaatia, että havaitsemasi epätarkat tai virheelliset tiedot oikaistaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarvittaessa voimme pyytää ja sinun on toimitettava oikaisemisen kannalta tarpeellinen lisäselvitys tai muut tiedot.
Lainsäädännön edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä. Voit myös, edellytysten täyttyessä, vaatia henkilötietojesi käytön rajoittamista.
Niiltä osin kuin kyse on suostumukseesi perustuvasta automaattisesta henkilötietojen käsittelystä, sinulla on oikeus saada sinua koskevat ja toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Voit lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt ja vaatimukset kirjallisena tai sähköpostitse lähetettynä edellä esitettyihin yhteystietoihimme. Voit myös esittää pyynnön paikan päällä toimistollamme. Ennen kuin voimme toteuttaa pyyntösi, sinun on varmennettava henkilöllisyytesi luotettavalla tavalla.
12. Erimielisyydet ja oikeussuoja
Mahdolliset erimielisyyden toivomme ratkaistavan ensisijaisesti neuvottelemalla. Sinulla on myös oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia kansallisen tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi. Suomen kansallinen tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735