Mitä on etätyö?
Etätyö on tapa järjestää työtehtäviä tietotekniikkaa hyödyntäen niin, että työ, joka voidaan suorittaa muualla kuin työnantajan tiloissa, suoritetaan esimerkiksi työntekijän kotona. Etätyö sopii hyvin siis tietokoneella tehtävään työhön, joka ei vaadi työntekijän välitöntä läsnäoloa työpaikalla. Kaikissa työtehtävissä ei siis ole mahdollisuutta etätyöhön. Etätyön edellytyksenä onkin, että työ on laadullisesti vähintään samanlaatuista, kun se työpaikalla suoritettuna olisi.
Etätyöstä voi olla hyötyä esimerkiksi työmatkoihin kuluvan pitkän ajan ja korkeiden kustannusten välttämiseksi. Etätyö voi olla säännöllistä, lyhytkestoista eli epäsäännöllistä tai kokoaikaista. Etätyötä tehdään työsuhteessa ja siihen sovelletaan kaikkia työsuhdetta koskevia lakeja ja sopimuksia.
Etätyön suosio kasvussa
Vuoden alusta voimaan tullut uusi työaikalaki ja tällä hetkellä kaaosta aiheuttava koronavirus ovat lisänneet etätyön määrää. Työaikalakia uudistettiin muun muassa siten, että nyt myös työnantajan lukuun kotona tehtävä työ lasketaan työajaksi. Ennen nimittäin työajaksi laskettiin vain työpaikalla tehtävä työ. Jotta etätyöstä tulisi “virallisempaa”, uudessa työaikalaissa etätyö on otettu selkeästi lakiin. Nyt työaikaa on kaikki se aika, jonka työntekijä tekee työnantajan antamia tehtäviä, vaikka se tapahtuisi työpaikan ulkopuolella.
Etätyöstä sopiminen
Aloite etätyöhön siirtymisestä voi tulla niin työnantajalta kuin työntekijältäkin. Etätyöstä voidaan sopia silloin kun siitä hyötyvät sekä työnantaja että työntekijä. Työsopimuksia ei voi kumpikaan osapuoli muuttaa yksipuolisesti. Kun siis työpaikalla tehtävästä työstä siirrytään etätyöhön, kyse on yleensä työsopimuksen muuttamisesta, ja siitä onkin sovittava kirjallisesti jo ennen etätyösuhteen aloittamista. Esimiehen tulee huolellisesti harkita edellytyksiä etätyösuhteeseen siirtymiseen huomioiden sen mahdolliset hyödyt ja riskit. Etätyöstä sopiminen on vapaaehtoista työsuhteen molemmille osapuolille. Työntekijä ei voi poikkeuksetta vaatia etätyöhön pääsyä, eikä työnantaja voi pakottaa työntekijää etätyön tekemiseen. Toisaalta kumpikaan osapuoli ei myöskään yleensä voi vaatia työpaikalle saapumista, jos työ nimenomaan on sovittu tehtävänä etätyönä.
Säännöllinen etätyö
Säännöllinen etätyö tarkoittaa, että etätyöpäivä tehdään etukäteen sovitusti säännöllisen rytmin mukaan tiettyinä päivinä ja että sitä tehdään tietty tuntimäärä. Säännöllisessä etätyössä siis työ tehdään kokonaan etätyönä, jolloin työntekijällä ei oikeastaan ole edes tarvetta työpaikalla sijaitsevaan omaan työpisteeseen etätyön aikana. Säännöllisestä yli kuukauden kestävästä etätyöstä tehdään aina kirjallinen etätyösopimus, ja etätyön säännöt käydään sopimuksen teon yhteydessä läpi. Sopimus on allekirjoitettava. Etätyötä ei voi aloittaa ennen etätyösopimuksen allekirjoittamista. Sopimus voi tavallisten työsopimusten tavoin olla voimassa toistaiseksi tai määräajan.
Tilapäinen etätyö
Lyhytkestoinen etätyö tarkoittaa työtä, joka tehdään tilapäisesti 1-2 päivän ajan muualla kuin työnantajan osoittamissa tiloissa. Lyhytkestoinen etätyö tulee kysymykseen usein esimerkiksi jonkin tietyn, rajatun tehtävän suorittamiseksi. Lyhytkestoinen etätyö on lähtökohtaisesti kertaluontoinen työn järjestämistapa. Tällaisia etäpäiviä pidetään, kun ne ovat töiden kannalta tarkoituksenmukaista. Lyhytkestoinenkin etätyö on aina vapaaehtoista.
Kun etätyö on tällainen tilapäinen ja satunnainen poikkeusjärjestely, siitä ei tarvitse sopia kirjallisesti, vaan suullinen sopimus on riittävä. Toki epäselvyyksien välttämiseksi kirjallista sopimista kannattaa silti harkita.
Etätyön ehdot
Etätyöstä tulisi sopia kirjallisesti, sillä vaikka lähtökohtaisesti etätyö ei aiheuta työntekopaikan lisäksi muutoksia voimassa olevan työsuhteen ehtoihin, työskentelypaikan muutos tosiasiassa aiheuttaa muutoksia esimerkiksi työaikoihin, työn johtoon ja valvontaan ja työvälineisiin. Etätyötä tehdessään työntekijä on silti lähtökohtaisesti samassa asemassa kuin työnantajan tiloissa työskennellessään tai vastaavaa työtä työnantajan tiloissa tekevä. Avustamme sinua mielellämme etätyösopimuksen laatimisessa ja muissa työsuhdeasioihin liittyvissä kysymyksissä. Etätyösopimuksessa huomiota tulee kiinnittää ainakin seuraaviin seikkoihin.
Työaika: Etätyösopimuksen asettamissa rajoissa työntekijä saa itse päättää työaikansa sijoittelusta työpäivän aikana. Kokoaikaisen etätyön ehdot määritellään työsopimuksessa ja lähtökohtaisesti etätyö toteutetaan täysinä työpäivinä, ellei jokin erityinen järjestely muuta edellytä. Työtuntien määrän ja työpäivän taukojen tulee olla työaikalain sallimia. Keskimäärin yli 40 tuntia töitä ei etätyössäkään saa tehdä tai ainakin työtuntien määrän tulee tasautua tietyin väliajoin.
Tavoitettavuus: Etätyöpäivän aikana työntekijän on oltava työnantajan tavoitettavissa esimerkiksi puhelimitse tai muulla sovittavalla tavalla. Esimiehen ja etätyöntekijän välillä sovitaan yhteydenpitotavat ja henkilökohtainen tavoitettavuus.
Raportointi: Työnantaja seuraa etätyön tuloksia kuten työpaikallakin tehtävän työn tuloksia. Työn etenemisen raportoinnista on sovittava etätyösopimusta tehtäessä.
Kalenteri: Työntekijän tulee merkitä etätyöpäivät sähköiseen kalenteriin tai muuhun työajankirjausjärjestelmään, joka on työnantajan käytettävissä ja nähtävillä.
Tietoturva: Mikäli työntekijä käsittelee työssään salaisia asiakirjoja, etätyöstä sovittaessa olisi hyvä määritellä, miten tietokoneen ja muiden työvälineiden tietoturva varmistetaan kotioloissa.
Työmatkat: Lähtökohtaisesti etätyötä tekevälle ei muodostu työmatkoja, mutta esimerkiksi läsnäolopakollisiin kokouksiin osallistumisesta tai muista vastaavista tilaisuuksista niitä voi syntyä. Siksi myös työmatkoista ja niiden korvaamisesta on syytä sopia tavallista tarkemmin.
Etätyötä tehdessä sattuneet tapaturmat
Työnantaja on vastuussa myös etätyöntekijän työterveydestä ja työsuojelusta. Etätyöntekijän tulee noudattaa asianmukaisesti työpaikan työsuojelukäytäntöjä myös kotona työskennelleessään. Etätyöstä sovittaessa käydään läpi etätyön haitat ja vaarat terveydelle ja miten niitä voidaan rajoittaa. Työnantajalla tulisi myös tarvittaessa olla mahdollisuus tarkistaa etätyöntekijän työskentelyolosuhteet.
Etätyön lisäännyttyä on ollut paljon uutisointia siitä, kuinka työtapaturmia koskevien työnantajan lakisääteisten tapaturmavakuutuksien suhtautuminen etätyöhön on yllättänyt monet etätyöhön siirtyneet. Lähtökohtaisesti työnantajan tiloissa sattuneet tapaturmat tulevat helpommin korvattaviksi kuin esimerkiksi kotona työskennellessä sattuneet vahingot. Tämä johtuu siitä, että etätyö on useimmiten luonteeltaan suhteellisen vaaratonta tietokoneella työskentelyä, eivätkä tapaturmia pidetä yhtä helposti työhön liittyvinä. Kotona sattuneet työtapaturmat liittyvätkin usein siihen, että työntekijä hakee esimerkiksi kahvia, käy viemässä roskat tai tekee muuta sellaista, jota ei varsinaisesti lasketa työnteoksi. Etätöiden osalta työtapaturmavakuutus kattaa vain työtehtävää suorittaessa sattuneet vahingot.
Etätyö koronaviruksen ehkäisemiseksi asetettujen rajoitusten takia
Työnantajalle voi näinä aikoina syntyä kiireellinen tarve siirtää työntekijöitä etätyöhön. Kuitenkin tässäkin tilanteessa kyse on työsopimuksen muuttamisesta, joka vaatii molemminpuolisen suostumuksen. Tällöinkin sopimus on tehtävä kirjallisesti. Vaikka onkin ymmärrettävää, että halutaan tehdä nopeita ratkaisuja, ne on silti syytä tehdä hallitusti ja sopien. Etätyölle on hyvä kaikissa tilanteissa laatia selkeät, perustellut ja yhdenvertaiset ehdot.
Etätyötä ja tietotekniikkaa kannattaa kuitenkin hyödyntää matalalla kynnyksellä, jos ne soveltuvat työntekijän työtehtäviin. Etätyön tekemisestä voidaan tarvittaessa sopia myös karanteenissa olevan työntekijän kanssa.
Ida Minkkinen työskenteli toimistollamme lakimiesharjoittelijana usean vuoden ajan, mutta on sittemmin siirtynyt uusiin haasteisiin.
